○太良町文書事務取扱規程
平成3年3月30日
訓令第2号
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は、本町における文書事務の適正かつ能率的な運営を図るため、文書の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条 この規程で「文書」とは、本町において収受し、発送し、又は保管するすべての文書をいう。
(文書事務取扱いの原則)
第3条 文書事務の取扱いは、正確、迅速、ていねいに行い、もって事務能率の向上に努めなければならない。
(課長の責務)
第4条 課長は、つねにその課における文書事務の取扱いが文書事務取扱いの原則に従って行われるよう努めなければならない。
(文書事務取扱いの責任区分)
第5条 文書事務取扱いの責任区分は、特別の定めがある場合を除くほか、次の各号に掲げるとおりとする。
(1) 受領、収受、配付、発送、浄書 総務課
(2) 起案、合議、決裁、浄書、照合、整理、編集、保管、保存及び廃棄 主管課
(帳票)
第6条 各課には、文書件名簿(様式第1号)を備えなければならない。
2 総務課には、次の帳票を備えなければならない。
(1) 金券等処理簿(様式第2号)
(2) 書留等処理簿(様式第3号)
(3) 郵便発送簿(様式第4号)
(閲覧)
第7条 文書(秘密文書を除く。)は、公務のほか、職員以外の者に謄写若しくは閲覧をさせ、又はその写を与えてはならない。ただし、主管課長の許可を得たときは、この限りでない。
(文書の庁外持出し)
第8条 文書は庁外に持ち出してはならない。ただし、当該文書を保管する課長の許可を得たときは、この限りでない。
第2章 文書の記号及び文書番号
(文書記号及び番号)
第9条 文書には、課ごとに文書記号及び番号(以下「文書記号等」という。)をつけなければならない。ただし、次の各号に掲げる文書については、この限りでない。
(1) 部外者からの文書で閲覧だけにとどめるもの、届け書(収受の日時が権利の得喪又は変更に関係のあるものを除く。)及び定期的な報告書
(2) 証明に関する文書
(3) 軽易な文書
(4) 部内者からの文書及び部内者に対する文書
(5) 請求書
(6) 電報
(7) 文書記号及び文書番号をつけることを要しないように様式が定められている文書
(8) 文書記号及び文書番号をつける必要がないと主管課長が認めた文書
2 前項の文書(秘密文書を除く。)の記号は、別に定める記号を付し、その番号は毎年4月1日をもって更新する。
3 第1項の文書番号は、当該文書を収受し、又は施行する順序に従い、課単位に一連番号によりつけるものとする。
(条例等の記号及び番号)
第10条 条例、規則、告示及び訓令には、その種類ごとに記号及び番号をつけるものとする。
2 前項の記号は、それぞれ「太良町条例」、「太良町規則」、「太良町告示」及び「太良町訓令」とする。
3 第1項の番号は、当該条例、規則、告示及び訓令の公布の順序に従い、暦年による一連番号によりつけるものとする。
第3章 文書の収受及び配付
(文書の収受)
第11条 本庁に到着した文書は、総務課において収受しなければならない。ただし、直接主管課に到着した文書については、主管課において収受することができる。
2 収受してはならない文書又は収受を不適当と認める文書は、転送又は返送の手続をとらなければならない。
(1) 普通文書は、課別に区分し、直ちに配付する。
(2) 書留文書は書留等処理簿に記入し、開封せず直ちに名宛人に配付し、受領印を受けなければならない。
(3) 金券その他の有価証券は、金券等処理簿に記入し、直ちに名宛人に配付し、受領印を受けなければならない。
2 2課以上に関連する文書はその関係の最も深い課に配付する。
(口頭、電話の収受)
第13条 電話又は口頭により公務に関する重要事項を受理したものは、その要旨を禁口伝票(様式第5号)に記入し、直ちに上司に報告しなければならない。
(勤務時間外における文書の取扱い)
第14条 勤務時間外に到着した文書の取扱いは、太良町当直規程(昭和43年訓令乙第4号)に定めるところによる。
(1) カタログ、広告、新聞、図書その他これに類するもの
(2) 定期的な報告書で軽易なもの
(3) 請求書類(領収書、見積書、送り状等)
(4) 庁内相互間の連絡文書等で軽易なもの
2 配付文書が他の課に属するものであるときは、直接に転送することなく、直ちに総務課に回送しなければならない。
第4章 文書の処理
(課長の職務)
第16条 課長は文書の処理にあたり、自ら処理するもののほかは当該事務の係長、及び担当主査に必要事項を指示し、たえず文書の迅速な処理に留意して、これが完結するに至るまで、その経過を明らかにしておかなければならない。
2 課長が供覧文書で上司の指示を受けて処理することを適当と認める文書は、速やかに上司に供覧し指示を受けなければならない。
3 供覧文書が他の課に関係があるときは、関係課に供覧しなければならない。
(1) 起案は別紙公文例に従い、わかりやすく正確に書くこと。
(2) 文書は、次に掲げるものを除き、すべて横書きにしなければならない。
ア 法令の規定により様式を定めたもの
イ 他の官公庁で様式をたて書きと定めたもの
ウ 賞状、感謝状、式辞、祝辞その他これらに類するもので特にたて書きを適当と認めるもの
2 重要な文書を起案する場合は立案の趣旨を摘記し、必要に応じ法令、条例等の参考資料を添付するものとする。
3 秘密を要する起案文書は、起案用紙所定の箇所に「秘」と表示し起案者において秘密の漏洩を防止する措置を講じなければならない。
4 起案文書で町議会に提案を要するものは「議案」、条例、規則、規程等の改廃、制定に関するものは「例規」と起案用紙所定の箇所に表示しなければならない。
(決裁区分)
第18条 起案文書には、太良町庁務専決及び代決規程(昭和33年訓令甲第11号)の定めるところにより、決裁を受けなければならない。
2 起案文書は、次の決裁区分を表示しなければならない。
甲 町長の決裁を要するもの
乙 副町長の決裁を要するもの
丙 財政課長の決裁を要するもの
丁 主管課長の決裁を要するもの
3 起案文書は、課長又は内容を説明できる者が上司の決裁を受けなければならない。
(後閲)
第19条 緊急を要する起案文書で上司が不在のため代決したときは代決者において「後閲」と朱書きし、後日上司登庁の際、速やかに閲覧に供しなければならない。
(決裁年月日)
第20条 決裁になった起案文書は、主管課において決裁年月日を記入し、施行の手続きを取らなければならない。
(合議)
第21条 起案文書が他の課に関係があるときは、課内を最初とし関係の深い課から順次合議を経て上司の決裁を受けるものとする。
2 起案文書に異議があると認めたとき、合議を受けた課長は主管課長と協議し、なお意見が一致しないときは、意見を付して上司の指示を受けなければならない。
3 起案文書の内容が複雑で緊急を要し、かつ、関係課が多い場合は関係課長の会議をもって合議とすることができる。
(合議文書の再回)
第22条 合議を受けた課長が起案文書の結果を知る必要があるときは、指示意見欄に「要再回○○課」と記入し、再回を受けたときは消印を押し、遅滞なく主管課に返付しなければならない。
(合議文書の写しの交付)
第23条 合議文書について合議を受けた課長から、写しの交付要求があれば、決裁終了後主管課はその写しを交付しなければならない。
2 重要な合議文書で上司の命によりその起案を変更又は廃棄したときは、主管課においてその旨を合議した関係課長に通知しなければならない。
(審査)
第24条 起案文書で次の各号の一に該当する場合は、上司に供覧する前に総務課長の審査を受けなければならない。
(1) 町議会に提出する議案
(2) 条例、規則、訓令、告示その他これに類するもの
(3) その他の文書で審査の必要があると認めるもの
2 総務課長は、前項の規定により審査を行い、必要と認める文書については、法制調査会を開催し審査を行うものとする。
3 前項の規定により訂正すべき箇所が多い場合は、起案課長と協議し、その起案文書を起案者に返付し再起案させることができる。
第5章 文書の浄書及び発送
(浄書)
第25条 浄書を要する決裁文書又は書類(以下「原議書等」という。)は、主管課において浄書をしなければならない。
2 タイプライター浄書及びワードプロセッサー浄書(以下「ワープロ浄書」という。)を適当とする原議書等は、文書浄書依頼票(様式第9号)に必要事項を記入し、総務課長へ提出しなければならない。ただし、ワープロ浄書の必要な原議書等のうち、軽易なものについては、主管課において処理するものとする。
3 総務課長は、前項の原議書等の浄書が終了したときは、主管課に連絡し、原議書等と共に返付しなければならない。
4 文書の日付は原則として発送する日とする。ただし、特に定めるものについてはこの限りでない。
(公印及び契印)
第26条 発送する文書には、公印を押す。ただし、軽易な文書についてはこれを省略することができる。
2 辞令文書は、原議書等と契印で割印しなければならない。
3 公印の使用は、太良町公印規程(昭和36年告示第31号)に定めるところによる。
(発送文書の取扱)
第27条 課長は次の各号により発送の手続をとらなければならない。
(1) 郵送文書
ア 郵送による文書はすべて密封し、主管課を明記したうえで、平日においては、午後3時30分までに総務課長に送付しなければならない。
イ 小包等を郵送する場合は、包装し、宛名、住所、郵便番号等を記入のうえ、総務課長へ送付しなければならない。
ウ 書留、速達、親展等の特殊文書を発送するときは、その封筒の余白に「書留」「速達」「親展」等の表示をし、密封して総務課長へ送付しなければならない。
(2) 区配付文書
ア 区配付文書は、区名、事務嘱託員名及び主管課を明記し、配布予定日の前日の退庁時までに総務課長へ送付しなければならない。
(発送)
第28条 課長から送付された文書は、総務課長が受領し、郵便発送簿に課別に記入し、発送の手続きをとらなければならない。
2 郵送する文書は原則として料金後納の方法とする。
3 区配付文書は、予め定められた配布日に総務課職員により、各区の事務嘱託員へ配付する。
(電報の発信)
第29条 電報の発信は、電報発信伺票(様式第10号)により総務課に回付し、発信の手続きをとらなければならない。ただし、緊急やむを得ない場合はその課にて発信し、その後、総務課長に報告するものとする。
第6章 文書の整理及び保存
(文書整理の原則)
第30条 文書はつねに整理し、重要なものは非常時に際して支障がないよう、あらかじめ適当な措置を講じておかなければならない。
(未処理文書の整理保管)
第31条 未処理文書は担当者において一定の場所に整理保管し、つねにその所在を明らかにしておかなければならない。
(完結文書の整理)
第32条 課長は完結文書を次の要領で編集しなければならない。
(1) 文書は種別、内容別に区分し、会計年度別に整理する。ただし、条例等については暦年ごととする。
(2) 文書が2年以上にわたるときは完結の年度に属するものとして編集する。
(3) 文書が数種目に関連するときは最も関係の深い種目に編集する。
(4) 簿冊には表紙及び裏表紙をつけ、表紙及び背表紙に簿冊の名称、年度、保存年限等を記載する。
(5) 簿冊の厚さは約10センチメートルを標準とし、文書の紙数の多少により分冊又は数種目を1簿冊にして編集することができる。
(6) 文書に附属する図面等で編集の困難なものは別に編集し、その旨を文書に明記する。
(7) 簿冊には索引又は目次をつけるものとする。
2 前各号のほか、総務課長が必要と認めるものは、主管課長と協議して定める。
(保存年限)
第33条 完結文書の保存年限は法令に定めるもののほか、次の4種類とし、その区分は別紙文書保存区分基準による。
第1種 永久
第2種 10年
第3種 5年
第4種 1年
2 保存年限の計算は、文書処理の完結した年度の翌年度の4月1日から起算するものとする。ただし、条例等については完結した日の属する年の翌年の1月1日から起算する。
(保管)
第34条 第32条の規定により整理した文書は、各課において完結した年度の翌年度まで保管する。
(保存文書の貸出)
第36条 保存文書を閲覧又は貸し出しを受けるときは、あらかじめ主管課長の許可を受けなければならない。
2 簿冊の貸出期限は5日以内とする。
3 貸出文書は、庁外に持ち出し又は職員以外の者に閲覧させ、若しくは貸し出してはならない。ただし、主管課長の許可を得たときはこの限りでない。
(廃棄)
第37条 保存期間を経過した文書は、主管課長の責任において廃棄しなければならない。ただし、この規定による保存年限の期間中であっても、主管課長が保存の必要がないと認める文書については廃棄することができる。
2 前項の規定にかかわらず、保存期間を経過した文書であっても、主管課長が保存の必要があると認める文書については必要期間引き続き保存することができる。
3 廃棄の方法は焼却又は裁断とする。
第7章 補則
(補則)
第38条 この規程の実施に関して必要な事項は、別に定める。
附 則
(施行期日)
1 この規程は、平成3年4月1日から施行する。
(太良町文書取扱規程の廃止)
3 太良町文書取扱規程(昭和36年告示第21号)は、廃止する。
附 則(平成8年9月2日訓令第8号)
この規程は、公布の日から施行する。
附 則(平成9年4月25日訓令第12号)
この規程は、平成9年5月1日から施行する。
附 則(平成12年3月31日訓令第11号)
この規程は、平成12年4月1日から施行する。
附 則(平成14年3月29日訓令第11号)
この訓令は、平成14年4月1日から施行する。
附 則(平成19年3月6日訓令第10号)
(施行期日)
1 この規程は、平成19年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この規程の施行の際現に地方自治法の一部を改正する法律(平成18年法律第53号)附則第3条第1項の規定により収入役が在職する場合においては、この規程による改正後の太良町庁務専決及び代決規程、太良町文書事務取扱規程、太良町公印規程、太良町監査委員事務運営規程、太良町当直規程、太良町公金事務取扱規程並びに太良町公金管理及び運用に関する規程の規定にかかわらず、その任期中に限り、収入役に係る規定の適用については、なお従前の例による。
附 則(平成20年2月7日訓令第8号)
この規程は、平成20年4月1日から施行する。
附 則(平成27年3月30日訓令第18号)
この規程は、平成27年4月1日から施行する。
附 則(平成28年9月16日訓令第33号)抄
(施行期日)
1 この訓令は、公布の日から施行し、平成28年4月1日から適用する。
別紙
文書保存区分基準
第1種(永久保存)
1 町の廃置分合、境界変更に関する書類
2 条例、規則、訓令及び重要な告示の原議書
3 町史及び町誌編さんの資料となる書類及び図面
4 町政の基本的な計画及び行政事務の重要施策に関する書類
5 公共施設の設置又は処分に関する重要な書類
6 議会の会議録、議決書その他議会に関する重要な書類
7 財産(不動産)の取得、管理及び処分に関する書類
8 訴願、訴訟、審査請求、請願等で永久保存の必要がある書類
9 許可、認可、指令等で永久保存の必要がある書類
10 儀式、褒章、表彰に関する重要な書類
11 行政事務の執行上必要な統計資料に関する書類
12 採用、退職、分限、懲戒、職員組合との交渉等人事管理の基本に関する書類
13 各種委員会、審議会の会議録その他重要な書類
14 行政成果の記録となる重要な書類
15 予算、決算又は出納に関するもので特に重要な書類
16 事務引継ぎに関する重要な書類
17 中央官庁その他関係庁との往復文書で将来例証となるもの
18 町広報に関する書類
19 災害に関する重要な書類
20 その他永久保存の必要があるもの
第2種(10年保存)
1 調査、統計、報告、証明に関する重要な書類
2 収入支出に関する重要な書類及び諸票
3 職員の給与に関する書類
4 補助金に関する書類
5 調査研究及び連絡調整に関する書類
6 年報、月報等の統計資料
7 財産に関する調書
8 起債に関する書類
9 その他6年以上保存の必要があるもの
第3種(5年保存)
1 職員の健康管理に関する書類
2 町税等各種賦課徴収に関する書類
3 工事又は物品に関する契約書(貸借契約については履行後1年)
4 業務日誌、警備日誌、日直日誌等
5 文書の収受発送に関する重要な書類
6 その他2年以上保存の必要があるもの
第4種(1年保存)
1 第1種、第2種及び第3種に属しないもの
